Ein digital assistent for enklare dokumentasjon i helsevesenet

Noteless er ein digital assistent for helsepersonell som, med hjelp av kunstig intelligens, gjer dokumentasjonsarbeidet enklare. Teknologien er utvikla for å redusere byrden av administrative oppgåver og forenkle pasientjournalføring slik at helsearbeidarar kan fokusere på pasienten. 

Helse Møre og Romsdal har sidan januar i år pilotert KI-drevet medisinsk dokumentasjon, som det første helseføretaket i landet. Fagkonsulent Anette Monica Johansen er ei av dei som har gjort seg erfaringar med Noteless. Ho jobbar på avdeling for distriktspsykiatriske senter, DPS i Kristiansund. Vi har spurt om hennar erfaringar med bruken av Noteless, no som ho har brukt programmet i omtrent ein månad. 

Korleis har Noteless gjort arbeidsdagen enklare for deg?  

– Den har effektivisert og forenkla måten eg skriv journalnotat på. Den transkriberer og tar opp eit notat som eg i etterkant må gå gjennom og kvalitetssikre før eg får eit ferdig laga journalnotat.

Kva ser du som dei største fordelane med Noteless?

– Den gir meg «luft» gjennom pasientsamtalar slik at eg får meir tid til pasientane og andre ting. Programmet er såpass effektivt at det er mogleg for meg å ta imot fleire pasientar. Dette hadde ikkje vore mogleg dersom eg skulle skrive journalnotata mine for hand som eg gjorde tidlegare. I staden for å bruke mykje tid på skriving, får eg med Noteless eit ferdig notat som eg sikrar og berre må rette opp nokre små feil. Det er utruleg bra!

Har du møtt nokre utfordringar med det nye systemet?  

– Det er viktig å sitte tett inntil opptakaren og snakke klart og tydeleg når du bruker Noteless. Dersom du er for langt borte, skriv programmet mykje rart. Når det gjeld medisinar, må du ha tunga rett i munnen, elles finn den opp nye namn. Generelt er det viktig å stille oppfølgingsspørsmål og spørje pasienten på nytt dersom noko blir uklart, for eksempel: «Var det det du meinte?» eller «Var det slik du sa det?». Dersom du er ny i å gi vurderingar, er det lett å ta det Noteless seier for gitt. Du må alltid dobbeltsjekke transkriberinga. Men oppsummerande har Noteless gitt meg ein betre arbeidskvardag der eg bruker mindre tid på journalføring.

Korleis reagerer pasientane på endringane?  

– Det er viktig å informere pasienten om Noteless og at teieplikta er ivaretatt. Opptaket blir sletta etter 24 timar. Notatet som eg tar opp blir journalført, og pasienten kan få innsyn i etterkant. Eg viser journalen ofte undervegs for å trygge pasientane. Dei er overraska over kor riktig opplysningane er. Eg har ikkje fått så veldig mange negative tilbakemeldingar. Nokre var litt bekymra i starten, men no bruker eg Noteless til alle mine pasientar. Eg forklarer at programmet først og fremst er eit nyttig verktøy som også fangar opp ting som eg ikkje tenkte på.

Har du opplevd nokre konkrete forbetringar i pasientbehandlinga?  

– Eg opplever at programmet gir gode vurderingar. Det skriv betre notat enn det eg gjer. Vi får fram det same, men eg synes at Noteless formulerer det på ein god måte.

Kva etiske problemstillingar dukkar opp rundt bruk av KI i psykisk helsearbeid?  

– Så lenge du bruker Noteless med fornuft og med den hensikta programmet skal brukast, klarer eg ikkje å sjå så mange ulemper og etiske fallgruver. Viktig er at teieplikta er ivaretatt. Det dannar grunnlag for eit journalnotat som pasienten har innsyn i. Alt kan sjølvsagt misbrukast, du må alltid tenke sjølv, ikkje sant? Programmet kjem med eit forslag, og du vel kva du vil bruke og må kvalitetssikre produktet. For eksempel er det viktig å skrive inn når det er ein oppfølgingssamtale med ein pasient. Du må gi Noteless nokre hint om kva det gjeld. Eg skriv alltid inn på førehand kva som er problemstillinga. Og så legg eg inn min personlege stil i journalnotatet. Dette er viktig fordi språket på Noteless kan bli fjernt og altfor teknisk. Programmet må brukast klokt, då er Noteless ein nyttig hjelpar og det er veldig bra.  

Vi spurde også Odd Arne Maridal, IKT-sjef i Helse Møre og Romsdal, om korleis pilotprosjektet blei sett i verk, utfordringar undervegs, planar og vegen framover med den nye digitale hjelperen.

-Vi blei invitert til eit seminar av Legeforeningen i Helse Møre og Romsdal tidleg hausten 2024, der vi fekk sjå programmet Noteless i bruk. Vi blei straks imponerte. Nokre månader seinare tok seksjonsleiar Jørgen Lægreid kontakt og spurde om vi kunne få slik teknologi i Helse Møre og Romsdal. Med desse erfaringane og samarbeidet med Legeforeningen tenkte eg "Kvifor ikkje?" og vi sette i gang.

-Den første utfordringa var at vi visste lite om Noteless og var bekymra for å bryte anskaffingsreglar. Då vi skjønte kva vi hadde lov til, kom neste bekymring: Korleis ivaretek vi informasjonssikkerheit og personvern? Vil dette bli så vanskeleg at det er umogleg å få til?

Eg var ikkje bekymra for den kliniske implementeringa. Der var eg sikker på at vi skulle få det til med ein gong.

Informasjonssikkerheita har gått bra så langt. Vegen vidare vil vere ein anskaffingsprosess også med andre selskap som vi har avtalar med. Vi kjem truleg til å sjå at enkelte system er betre mot spesifikke fagmiljø enn andre, og derfor må vi sikte oss inn mot fleire aktørar.Vi vil gjerne få tale-til-tekst system integrert med journalsystemet vårt på sikt. Det kjem til å bli fleire møter med andre helseføretak om organisatoriske spørsmål rundt dette. Viktig for oss er å oppretthalde informasjonssikkerheita og at kvaliteten på notatet er god nok til at våre kliniske tilsette er fornøgde.

-Vi starta som eit pilotprosjekt med å bruke Noteless i psykiatrien, der vi opplevde positive erfaringer. Eg er spent og optimistisk på korleis implementeringa kjem til å bli i somatikken. Vi har starta å bruke det her i Ålesund. Det kan kanskje bli ein revolusjon der også.

Alle kliniske tilsette i psykiatrien som var interesserte, var med på ein fiktiv konsultasjon, og fekk sjå korleis systemet arbeider. Deretter prøvde dei Noteless på kvarandre i treningssesjonar. Utover det var det lite opplæring. Det viktigaste er å ha ei bevisstgjering på nye prosedyrar og å bevare ein kritisk haldning til det som kjem. Bevisstgjering er særleg viktig i intervjusituasjonen. Det er kanskje det grunnleggjande aspektet i opplæringa som må til.

-Opptaka blir sletta etter 24 timar. Ellers er vi forplikta til å forhalde oss til EU-reguleringa "AI-act" og må ivareta teieplikta. I tillegg vurderer vi kva vi skriv, og samtalane våre blir ikkje brukt til opplæring og trening av språkmodellen til Noteless. Det er dette folk ofte er bekymra over.

-Ønsket vårt er at vi skal kunne bruke same type teknologi vidare i psykiatrien til alle tilsette som er villige til å bruke eit slikt digitalt journalføringssystem. Eg vil gjerne oppfordre leiarar av fagmiljøet til å diskutere implementering i sine eigne kretsar først og sjå om det er stemning for det. Så kan leiarar, som Jørgen Lægreid, ta kontakt med meg.

Vi forbeheld oss retten til å ta imot fleire tilbod frå andre leverandørar. Målet vårt er å gradvis auke bruken i psykiatrien, og til slutt at alle som vil, kan bruke det. Vi skal også prøve ut teknologien i fleire område, ikkje nødvendigvis berre med Noteless, men også med andre programmer.

På lang sikt er målet at denne typen teknologi kan implementerast i "EPIC", journalsystemet vårt. Vi ønskjer å samarbeide med norske leverandørar for å få språkmodellar med ein norsk kontekst. For å lukkast er vi heilt avhengige av at det fungerer godt i journalsystemet vårt. Heile Noreg er nysgjerrig og lurer på korleis det går. Dette blir spennande å følgje med på framover.

Ei undersøking som blei gjennomført med 30 medarbeidarar, som jobbar i forskjellige roller innan psykisk helse (DPS) og barne- og ungdomspsykiatri (BUP), viser at deltakarane generelt sett er fornøgde med Noteless og opplever det som eit nyttig verktøy i arbeidet sitt. Nokre område kan forbetrast og bidra til endå betre funksjonalitet og brukervennlighet. Brukarane opplever ikkje bruk av Noteless som ein motsetning til strukturert dokumentasjon i Helseplattformen, men heller som eit verktøy som bidrar til betre dokumentasjon. Vi har oppsummert dei viktigaste tilbakemeldingane og forbetringsforslaga:

Dei fleste deltakarane brukar Noteless mellom 61-100 prosent av tida i konsultasjonar. Opptak og diktatfunksjon blir opplevd som dei mest nyttige funksjonane.

Nokre deltakarar har merka ei auke i talet på pasientar dei tek imot per dag etter implementeringa av Noteless. Mange opplever at Noteless bidrar til betre dokumentasjon og auka pasientsikkerheit, men nokre påpeiker at det kan føre til overlappande informasjon og behov for omstrukturering. Fleire ønskjer moglegheita til å lage eigne malar, betre transkripsjonspresisjon og meir spesifikke og utfyllande vurderingar.

Dei fleste deltakarane oppgir at dei sparer mellom 30 til 120 minutt per dag med bruken av Noteless. Denne frigjorte tida mellom konsultasjonar kan brukast til førebuingar for neste pasient.

På ein skala frå 1 til 10 gir dei fleste deltakarane Noteless ein score på 7 til 10 når det gjeld å tilby nødvendige funksjonar for effektiv notattaking og organisering. Fleire deltakarar nemner behovet for fleire malar, moglegheit til å generere kortare eller lengre notat etter behov og betre integrasjon med medisinske journalar.